Política de Privacidad y
Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del Responsable del Tratamiento

AIDRIS actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales que los titulares suministren a través de sus canales digitales, formularios web, WhatsApp y cualquier otro medio de contacto.

2. Marco Legal

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se fundamenta en las siguientes normas de la República de Colombia:

• Ley 1581 de 2012 — Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales (Habeas Data).
• Decreto 1377 de 2013 — Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo (compilación normativa).
• Circular Externa 002 de 2015 — Instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (SIC).
• Demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

3. Datos Personales que Recopilamos

AIDRIS puede recopilar y tratar los siguientes datos personales de acuerdo con la finalidad y el canal de interacción:

AIDRIS no recopila datos sensibles (origen racial, salud, vida sexual, datos biométricos, filiación política o religiosa) a través de sus canales digitales.

4. Finalidades del Tratamiento

Los datos personales recopilados serán utilizados para las siguientes finalidades:

• Elaborar y entregar el diagnóstico de automatización personalizado solicitado por el titular.
• Contactar al titular para agendar reuniones, demos o llamadas de seguimiento comercial.
• Enviar información relevante sobre soluciones de automatización que puedan ser de interés para el titular.
• Gestionar la relación comercial durante y después de la implementación de proyectos.
• Mejorar la calidad de los servicios y la experiencia en el sitio web.
• Cumplir con obligaciones legales, contables y regulatorias aplicables.
• Estadísticas y análisis internos de uso del sitio (datos anonimizados).

Para finalidades distintas a las mencionadas, AIDRIS solicitará autorización expresa del titular.

5. Autorización del Titular

Conforme a la Ley 1581 de 2012, AIDRIS obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales a través de:

• La casilla de aceptación de términos en el formulario de diagnóstico del sitio web.
• El consentimiento implícito al iniciar una conversación con el agente de IA de AIDRIS mediante WhatsApp, previa visualización del aviso de privacidad.

El titular puede revocar su autorización en cualquier momento enviando una solicitud a aidris.contacto@gmail.com, sin que ello tenga efectos retroactivos.

6. Derechos de los Titulares

En virtud de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer (Acceso): Consultar de forma gratuita sus datos personales que obran en las bases de datos de AIDRIS.
• Actualizar: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Rectificar: Corregir errores en los datos suministrados.
• Suprimir (Eliminar): Solicitar la eliminación de sus datos cuando no se esté respetando alguno de los principios o derechos contemplados en la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización: Retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos.
• Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

Para ejercer estos derechos, el titular debe enviar una comunicación escrita a aidris.contacto@gmail.com con su nombre completo, número de identificación, descripción del derecho que desea ejercer y documentos que soporten la solicitud (si aplica).

AIDRIS responderá en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, conforme a lo establecido en el artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

7. Transferencia y Transmisión de Datos

AIDRIS puede compartir datos personales con terceros únicamente en los siguientes casos y bajo las condiciones establecidas por la Ley:

• Proveedores tecnológicos: Plataformas utilizadas para la operación del servicio (n8n, Supabase, OpenAI, YCloud / WhatsApp Business API, Google Workspace). Estos actúan como Encargados del Tratamiento y están sujetos a contratos de confidencialidad y tratamiento de datos.
• Obligaciones legales: Cuando sea requerido por autoridades competentes o mandato judicial.

AIDRIS no vende, arrienda ni cede datos personales a terceros con fines comerciales propios.

En caso de transferencia internacional de datos (por ejemplo, a servidores ubicados fuera de Colombia), AIDRIS garantizará que el país receptor o el proveedor receptor cuente con un nivel adecuado de protección o se suscriban cláusulas contractuales que garanticen la protección de los datos, conforme al Decreto 1377 de 2013.

8. Seguridad de los Datos

AIDRIS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción, incluyendo:

• Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) en todas las comunicaciones del sitio web.
• Acceso restringido a bases de datos mediante credenciales y autenticación.
• Servidores con configuraciones de seguridad y actualizaciones periódicas.
• Política interna de acceso mínimo necesario a los datos.

En caso de una violación de seguridad que pueda afectar los derechos de los titulares, AIDRIS notificará a los afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en los términos que establezca la normativa vigente.

9. Tiempo de Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recopilados y durante el tiempo que la ley colombiana exija su conservación (generalmente 10 años para registros contables y comerciales).

Una vez cumplida la finalidad y vencidos los plazos legales, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura.

10. Uso de Cookies y Tecnologías de Rastreo

El sitio web de AIDRIS puede utilizar cookies técnicas necesarias para el funcionamiento del sitio. No se utilizan cookies de rastreo publicitario de terceros sin consentimiento previo.

El usuario puede configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies, aunque esto puede afectar la funcionalidad del sitio.

11. Datos de Menores de Edad

Los servicios de AIDRIS están dirigidos exclusivamente a empresas y personas mayores de edad. AIDRIS no recopila de forma intencional datos personales de menores de 18 años. Si se detecta que se han recopilado datos de un menor sin autorización parental, estos serán eliminados de inmediato.

12. Cambios a esta Política

AIDRIS se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios serán publicados en esta misma página con la fecha de última actualización. Se recomienda a los titulares revisar esta política periódicamente.

Si los cambios son sustanciales y afectan los derechos de los titulares, AIDRIS notificará a través de los medios de contacto disponibles.

13. Canal de Atención y Contacto

También puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entidad encargada de vigilar el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales en Colombia. Sitio web: www.sic.gov.co